Regulamin organizacyjny

Zarządzenie Wójta Gminy i Regulamin
Organizacyjny Urzędu Gminy w Kluczewsku
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 8/2008
Wójta Gminy Kluczewsko
z dnia 29 czerwca 2008 roku

w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Kluczewsku

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U.Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) zarządzam co następuje :

§ 1.

Nadaje się regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Kluczewsku , który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia .

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy , Skarbnikowi , Kierownikom Referatów oraz samodzielnym stanowiskom .

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania , z mocą obowiązującą od dnia 1-go czerwca 2008 roku.

§ 4.

Traci moc zarządzenie Nr 14/2003 Wójta Gminy Kluczewsko z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Kluczewsku .


Załącznik do Zarządzenia Nr 8/2008
Wójta Gminy Kluczewsko
z dnia 29 czerwca 2008 r.


REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY W KLUCZEWSKU


ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Kluczewsku zwany dalej “Regulaminem” określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Kluczewsku .

§ 2.

Urząd Gminy w Kluczewsku jest jednostką organizacyjną Gminy Kluczewsko, przy pomocy której Wójt jako organ wykonawczy wykonuje swoje zadania .

§ 3.

Urząd Gminy w Kluczewsku realizuje zadania :
1/ własne gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U.Nr -142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami) zwaną dalej ustawą ,
2/ z zakresu administracji rządowej , których wykonanie zlecono Gminie , a także z zakresu
organizacji przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów ,
3/ powierzone Gminie przez Powiat na podstawie zawartego porozumienia ,
4/ wynikające z innych ustaw szczególnych ,
5/ Statutu Gminy .

§ 4.

1. Urząd Gminy w Kluczewsku jest zakładem pracy w rozumieniu prawa pracy .
2. Siedzibą Urzędu Gminy w Kluczewsku jest miejscowość Kluczewsko ,
ul. Spółdzielcza 12 .

§ 5.

1. Kierownikiem Urzędu Gminy jest Wójt Gminy .
2. Wójt Gminy kieruje Urzędem przy pomocy zastępcy Wójta , Sekretarza Gminy
i Skarbnika Gminy .
3. Osoby zajmujące stanowiska wymienione w ust. 2 wykonują zadania wyznaczone przez Wójta Gminy zapewniając w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązania problemów wynikających z zadań Urzędu Gminy .

§ 6.

Ilekroć w regulaminie jest mowa o :
1/ Radzie - rozumie się przez to Radę Gminy w Kluczewsku .
2/ Wójcie , Zastępcy Wójta , Sekretarzu , Skarbniku należy przez to rozumieć – Wójta , Zastępcę Wójta , Sekretarza , Skarbnika – Gminy Kluczewsko ,
3/ Urzędzie – rozumie się przez to Urząd Gminy w Kluczewsku .

ROZDZIAŁ II

Struktura organizacyjna Urzędu

§ 7.

W ramach struktury organizacyjnej Urzędu wyodrębnia się następujące referaty i samodzielne stanowiska pracy :
1. Stanowisko ds. Organizacyjno – administracyjnych i obsługi organów gminy – symbol Or ,
2. Referat Planowania i Finansów – symbol Fn ,
3. Referat Infrastruktury , Rolnictwa i Ochrony Środowiska – symbol B ,
4. Referat Spraw Obywatelskich – symbol SO
5. Urząd Stanu Cywilnego – symbol USC
6. Referat Kultury , Sportu – symbol KiS
7. Radca Prawny – symbol RP ,
8. Stanowisko ds. Oświaty – symbol O
9. Pełnomocnik Ochrony – symbol PO
10. Bibliotekarze .
11. Sprzątaczka .

§ 8.

W Urzędzie poza Wójtem i Zastępcą Wójta wyodrębnia się następujące stanowiska kierownicze :
1. Sekretarz Gminy ,
2. Skarbnik Gminy – główny księgowy budżetu , pełniący jednocześnie funkcję kierownika Referatu Planowania i Finansów ,
3. Kierownik Referatu Spraw Obywatelskich ,
4. Kierownik Referatu Infrastruktury , Rolnictwa i Ochrony Środowiska ,
5. Kierownik Referatu Kultury i Sportu ,
6. Radca Prawny .

§ 9.

Schemat struktury Organizacyjnej Urzędu określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu .






ROZDZIAŁ III

Zakres kierowania pracą Urzędu .

§ 10.

1. Pracą Urzędu Kieruje Wójt przy pomocy zastępcy i Sekretarza Gminy .
2. Wójt kierując pracą Urzędu zapewnia warunki do jego sprawnej organizacji oraz praworządności i efektywnego działania .
3. Wójt jest :
- kierownikiem zakładu pracy ,
- terenowym organem obrony cywilnej ,
- kierownikiem USC .
4. Do zakresu działania i kompetencji Wójta należy w szczególności :
a. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem ,
b. reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy ,
c. nadzorowanie realizacji budżetu ,
d. przedkładanie Radzie projektów uchwał ,
e. wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej ,
f. realizowanie zgodnie z pragmatyką urzędniczą polityki kadr , ponoszenie odpowiedzialności za przestrzegania przepisów związanych ze stosunkiem pracy ,
g. podejmowanie czynności określonych w przepisach prawa w sytuacjach nie cierpiących zwłoki , a mogących zagrażać bezpieczeństwu życia lub zdrowia mieszkańców ,
h. mianowanie pracowników samorządowych ,
i. wydawanie zarządzeń , okólników i dyspozycji w sprawach wewnętrznych Urzędu ,
j. wykonywanie uprawnień kierownika Urzędu oraz zwierzchnika służbowego kierowników gminnych jednostek organizacyjnych ,
k. zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności służbowej pracowników Urzędu ,
l. upoważnienie zastępcy Wójta , Sekretarza Gminy , Skarbnika Gminy i innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w swoim imieniu ,
m. wyznaczenie rzecznika dyscyplinarnego w Urzędzie ,
n. wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy ,
o. sprawowanie funkcji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego ,
p. organizowanie akcji ratowniczych i kierowanie nimi w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof,
q. składanie Radzie okresowych sprawozdań z realizacji Uchwał Rady .

§ 11.

1. Wójt wyznacza swojemu zastępcy , Sekretarzowi , kierownikom referatów
i pracownikom Urzędu zakres spraw , w jakich działają .
2. Zastępca Wójta zastępuje Wójta w razie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków .




§ 12.

Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu , warunki jego działania oraz dobrej organizacji pracy i w tym zakresie nadzoruje działalność wszystkich pracowników .
Do zadań Sekretarza należy w szczególności :
• prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Wójta ,
• nadzorowanie przygotowania materiałów pod obrady sesji ,
• współpraca z Radą ,
• bezpośrednie kierowanie pracą Urzędu i w tym zakresie :
a. zapewnienie sprawnej organizacji oraz praworządnego i efektywnego działania Urzędu ,
b. bieżąca kontrola wykonywania zadań Urzędu ,
c. nadzór nad przestrzeganiem porządku i dyscypliny ,
d. wnioskowanie w sprawach awansowania , nagradzania oraz udzielania kar pracownikom Urzędu,
e. nadzór nad kosztami funkcjonowania Urzędu ,
f. opracowywanie projektów zakresów czynności kierowników referatów , pracowników samodzielnych stanowisk pracy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych ,
g. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem Wójta,
• opracowuje projekt Regulaminu organizacyjnego Urzędu i uczestniczy przy opracowywaniu Statutu Gminy ,
• koordynuje wykonywanie zadań obronnych wynikających z ustaw szczególnych ,
• współpracuje z organami sołectw ,
• organizuje bibliotekę Urzędu , dba o stałe uzupełnienie jej zbiorów ,
• sporządza testamenty w trybie przewidzianym w art. 951 k.c. ,
• prowadzi sprawy związane z dyscypliną pracy ,
• organizuje szkolenie pracowników ,
• współpracuje z Referatem Finansowym w sprawie wynagrodzeń pracowników oraz estetyzacji Urzędu ,
• sprawuje nadzór i kontrolę nad szkołami w zakresie spraw administracyjnych oraz realizacji zatwierdzonych przez Wójta projektów organizacyjnych szkół ,
• przygotowuje i przedstawia propozycje w zakresie :
a. zakładania , przekształcania lub likwidacji szkół ,
b. sieci publicznych szkół ,
c. prowadzenia procedur i dokumentacji w celu wyłonienia kandydatów na dyrektorów szkół ,
• prowadzi sprawy związane z powoływaniem i odwoływaniem kierownika Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej ,
• współdziała z kierownikiem Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w zakresie ochrony zdrowia ,
• realizuje zadania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych .

§ 13.

1. Skarbnik Gminy kieruje pracą Referatu Planowania i Finansów .
2. Do obowiązków Skarbnika należy w szczególności :
a. pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu gminy ,
b. realizacja budżetu gminy ,
c. przygotowywanie projektu budżetu gminy ,
d. przygotowywanie kierownikom podległych jednostek organizacyjnych wytycznych oraz niezbędnych danych do opracowania projektu budżetu ,
e. dokonywanie analizy budżetu i bieżącej informacji Wójta o jego realizacji ,
f. dokonywanie kontroli finansowej , w tym celu organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
g. realizowanie przepisów o finansowaniu gmin , o podatkach i opłatach lokalnych ,
o opłacie skarbowej , o postępowaniu egzekucyjnym należności finansowych na rzecz budżetu gminy i innych związanych z gromadzeniem i wydatkowaniem środków publicznych,
h. analizowanie pozyskiwania dochodów ,
i. sygnalizowanie Wójtowi o stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarowaniu środkami publicznymi przez komórki organizacyjne Urzędu lub jednostki organizacyjne gminy ,
j. czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji księgowej , inwentaryzacją składników majątkowych gminy ,
k. sygnalizowanie Wójtowi o zadaniach , których realizacja spowodowałaby zachwianie równowagi budżetowej ,
l. wykonywanie zadań i obowiązków wynikających z ustawy o finansach publicznych
m. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych imiennym upoważnieniem Wójta ,
n. wnioskowanie w sprawach awansowania , nagradzania oraz udzielania kar pracownikom referatu ,
o. ustalanie zakresu czynności dla pracowników referatu ,
p. wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .

ROZDZIAŁ IV

Podstawowe zasady organizacji pracy Urzędu

§ 14.

1. Referat Planowania i Finansów prowadzi sprawy i przygotowuje projekty rozstrzygnięć w ramach kompetencji Rady i Wójta . Do zadań referatu należy
w szczególności zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań urzędu wynikających z przepisów prawa , uchwał Rady , decyzji i zarządzeń Wójta , rozstrzygnięć organów nadzoru , opracowanie projektu budżetu gminy , sprawozdań
z jego wykonania .
2. Zadania poszczególnych pracowników urzędu określone są w imiennych zakresach czynności .
3. W celu wykonania w pełni zadań Urzędu Wójt , Sekretarz mogą polecić pracownikowi realizację pilnego zadania , nie objętego zakresem czynności .

§ 15.

Pracownicy załatwiający sprawy zobowiązani są do :
1. dokładnej znajomości przepisów prawa obowiązujących w powierzonych
im działaniach ,
2. właściwego stosowania przepisów prawa proceduralnego i materialnego oraz instrukcji kancelaryjnej ,
3. terminowości załatwiania spraw ,
4. bezbłędnego , prawidłowego przytaczania w projektach załatwień nazw , imion
i nazwisk , obliczeń cyfrowych , danych statystycznych itp.
5. projektowanie formy i sposobu zapewniającego prawidłowe i szybkie załatwienie spraw ,
6. należytego załatwienia spraw obywateli ,
7. prawidłowego ewidencjonowania akt sprawy , zbiorów przepisów prawnych , rejestrów , spisów spraw , pomocy urzędowych oraz wyposażenia biurowego .

§ 16.

Czas pracy , sprawy porządkowe i dyscyplinarne pracowników Urzędu określa zarządzenie Wójta w sprawie Regulaminu pracy Urzędu Gminy w Kluczewsku .


§ 17.

Narady w Urzędzie zwołuje Wójt , zastępca Wójta , Sekretarz , Skarbnik . Przedmiotem narad są w szczególności ;
1. informacje o zadaniach Urzędu ,
2. sprawy organizacyjne ,
3. informacje o realizacji zadań .

§ 18.

Kierownicy referatów i pozostali pracownicy Urzędu Gminy obowiązani są przestrzegać przepisów art. 100 Kp oraz przepisów ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych .

ROZDZIAŁ V

Okresowe oceny kwalifikacyjne

§ 19.

1. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym na zasadach określonych w ustawie z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 roku Nr 142 poz. 1593
z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 marca 2007 roku w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz.U.Nr 55 poz. 361) .
2. Okresowej oceny kwalifikacyjnej nie przeprowadza się w stosunku do pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy krócej niż 6 miesięcy .

§ 20.

1. Okresowe oceny kwalifikacyjne przeprowadza się raz na dwa lata za okres od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedzającego ocenę , przy czym pierwszą ocenę kwalifikacyjną przeprowadza się do dnia 10 października 2007 roku za okres od 01 maja 2007 roku do 30 września 2007 roku . W razie braku możliwości dokonania oceny za okres od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedzającego ocenę , ocenę przeprowadza się za inny okres , przy czym okres ten powinien obejmować co najmniej 5 kolejnych miesięcy .
2. Szczegółowy regulamin czynności podejmowanych w ramach okresowych ocen kwalifikacyjnych określa regulamin dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu .

§ 21.

1. Okresowej oceny kwalifikacyjnej dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika .
2. Zatwierdzenia wybranych kryteriów oceny dokonuje Wójt Gminy lub inna upoważniona przez niego osoba .

§ 22.

1. Z czynności omówienia z pracownikiem podlegającym ocenie sposobu realizacji obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym stanowisku pracy oraz obowiązków określonych w art. 15 i 16 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych , poprzedzających wybór kryteriów oceny pracownika , bezpośredni przełożony sporządza protokół.
2. Protokół podpisuje bezpośredni przełożony oraz pracownik , po odczytaniu mu protokółu . Odmowę podpisu protokółu przez pracownika należy omówić
w protokóle.
3. Niezwłocznie po sporządzeniu protokółu , bezpośredni przełożony włącza go do akt osobowych pracownika .

§ 23.

1. Rozmowa oceniająca przeprowadzana najwcześniej na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie , winna być przeprowadzona w formie dialogu , podczas którego przełożony i pracownik omawiają w sposób szczegółowy wykonywanie przez pracownika jego obowiązków , w okresie , w którym podlegał ocenie , trudności napotykane przez niego podczas realizacji zadań i spełnienie przez niego ustalonych kryteriów oceny . Na bazie faktów pracownik i przełożony winni wspólnie dochodzić do wniosków dotyczących możliwości poprawy sytuacji oraz wyznaczać cele na przyszłość .
2. W trakcie rozmów oceniających należy unikać :
• poddawania ocenie , krytyce osobowości pracownika , należy omawiać pracę
i konkretne zachowania , a nie cechy osobowe pracownika ,
• porównywania pracownika do innych osób w urzędzie ,
• kłótni z pracownikiem na temat oceny jego pracy.

§ 24.

1. W stosunku do ocenianego pracownika obowiązuje jawność oceny .
2. Zabrania się udzielania informacji o ocenie pracownika osobom nieupoważnionym .”


ROZDZIAŁ VI

Zakresy działania referatów i samodzielnych stanowisk pracy

§ 25.

Do wspólnych zadań poszczególnych stanowisk pracy należy :
• współdziałanie z właściwymi organami rządowej administracji ogólnej ,
• współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami społeczno – politycznymi działającymi na terenie Gminy ,
• rozpatrywanie skarg , wniosków i interpelacji wg właściwości ,
• opracowywanie projektów uchwał , wykonywanie uchwał Rady Gminy i Zarządzeń Wójta ,
• przygotowywanie okresowych analiz , ocen , informacji i sprawozdań ,
• opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania ,
• zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań ,
• ciągłe aktualizowanie przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach , znajomości orzecznictwa ,
• analiza uzyskiwanych dochodów , stawianie wniosków co do oszczędności jak
i znalezienia źródeł dochodów ,
• planowanie zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonej dziedziny gminy oraz przedkładanie po zakończeniu roku budżetowego sprawozdań ,
• zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu ,
• zapewnienie realizacji zadań obronnych na stanowisku pracy ,
• przestrzeganie przepisów BHP oraz ochronę danych osobowych ,
• bieżące uzupełnianie danych zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej .

§ 26.

Do zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Organizacyjno – administracyjnych , obsługi organów gminy należy :
1. W zakresie organizacyjnym :
a. obsługa sekretariatu ,
b. udzielanie informacji o kompetencjach organów i instytucji ,
c. wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem na obszarze gminy wyborów parlamentarnych , prezydenckich , samorządowych , referendów oraz wyborów jednostek pomocniczych gminy ,
d. prowadzenie ewidencji i kierowanie do załatwienia skarg i wniosków składanych do Urzędu ,
e. prowadzenie rejestrów przepisów prawnych powszechnie obowiązujących na terenie gminy .
2. W zakresie obsługi administracyjnej :
a. załatwianie spraw pieczęci Urzędu pracownikom ,
b. prenumerata dzienników i czasopism ,
c. prowadzenie ewidencji delegacji służbowych ,
d. prowadzenie listy obecności .
3. W zakresie obsługi Rady Gminy :
a. obsługa administracyjno – biurowa Rady , Przewodniczącego Rady , Komisji Rady ,
a w szczególności :
- sporządzanie protokołów z posiedzeń Rady , Komisji ,
- obsługa sesji Rady , wysyłanie zawiadomień , protokołowanie
- rejestrowanie uchwał , nadawanie im dalszego biegu celem realizacji ,
- obsługa Komisji Rady .
b. Przekazywanie projektów uchwał Rady właściwym komisjom do zaopiniowania ,
c. prowadzenie rejestrów uchwał podjętych przez Radę oraz rejestrów przepisów gminnych stanowiących tzw. prawo miejscowe ,
d. kierowanie celem realizacji prawomocnych uchwał rady do merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek gminy
e. przesyłanie do organów nadzoru (Wojewody , Regionalnej Izby Obrachunkowej
w terminie 7 dni od podjęcia problemowych uchwał , organów gminy ,
f. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej z działalności organów gminy ,
g. sygnalizowanie radnym o obowiązku składania okresowych oświadczeń majątkowych oraz przestrzegania przepisów antykorupcyjnych w przypadkach prowadzenia przez nich działalności gospodarczej ,
h. współudział z Przewodniczącym Rady , Wójtem , Przewodniczącymi Komisji
w opracowaniu projektów planów działania ,
i. ewidencjonowanie wniosków i postulatów oraz interpelacji radnych zgłaszanych
na posiedzeniach organów gminy i nadawanie im dalszego biegu celem załatwienia ,
j. podawanie do publicznej wiadomości uchwał , obwieszczeń i ogłoszeń Rady ,
k. wykonywanie innych zadań wynikających z bieżącej pracy Rady i Wójta .
4. Wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .

§ 27.

Do zadań samodzielnego stanowiska ds. obsługi interesantów, kadr należy :
1. Prowadzenie rejestru korespondencji poleconej i zwykłej przychodzącej do Urzędu Gminy i wychodzącej z Urzędu zgodnie z instrukcją kancelaryjną
2. Przekazywanie otrzymanej korespondencji poszczególnym kierownikom referatów
i samodzielnym stanowiskom w formie papierowej i elektronicznej
3. Prowadzenie rozliczenia znaczków pocztowych wykorzystanych do wysyłanej korespondencji
4. Prowadzenie tajnej kancelarii
5. Udzielanie informacji o kompetencjach organów gminy
W zakresie obsługi kancelarii tajnej
1. Bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów
2. Udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego usprawnionym
3. Egzekwowanie zwrotu dokumentów
4. Kontrola przestrzegania właściwego oznaczania zakresie rejestrowania dokumentów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej
5. Prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami
6. Wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony
W zakresie spraw kadrowych
1. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej dyscypliny pracy pracowników samorządowych
2. Wykonywanie czynności związanych z powoływaniem, awansowaniem, odwoływaniem i zmianą zaszeregowania i wynagradzania wszystkich pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych
3. Wykonywanie czynności związanych z przyznawaniem dodatków stażowych, zaliczaniem lat pracy, nagród jubileuszowych, urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i wychowawczych
4. Prowadzenie ewidencji i teczek osobowych pracowników samorządowych
i kierowników jednostek organizacyjnych
5. Wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń dotyczących stosunku pracy
6. Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie kadr zatrudnienia i wynagrodzenia
7. Prowadzenie dokumentacji w zakresie kompletowania wniosków na emeryturę lub rentę
8. Prowadzenie wszelkich innych spraw kadrowych pracowników urzędu oraz pracowników robót publicznych i prac interwencyjnych
9. Reklamowanie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji wójta, sekretarza, skarbnika oraz radnych
W zakresie zaopatrzenia materiałowego
1. Zaopatrywanie Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych w materiały biurowe
i środki czystości oraz prowadzenie ewidencji ich rozchodów
2. Zaopatrywanie pracowników Urzędu Gminy w odzież ochronną i roboczą
3. Współpraca z Dyrektorami jednostek organizacyjnych w sprawach zaopatrywania pracowników tychże jednostek w odzież ochronną i roboczą
4. Prowadzenie rejestru wydanej pracownikom Urzędu Gminy odzieży ochronnej
i roboczej, środków czystości oraz rozliczenie ich zużycia
5. Wykonywanie innych prac zleconych przez bezpośredniego przełożonego lub Wójta Gminy
W zakresie gospodarowania lokalowym zasobem gminy
1. Przygotowywanie propozycji stawek miesięcznych czynszu najmu lokali użytkowych i mieszkaniowych
2. Przygotowanie propozycji stawek opłat za ogrzewanie lokali użytkowych
i mieszkalnych
3. Prowadzenie dokumentacji lokali mieszkalnych, socjalnych, użytkowych
i przygotowywanie umów w sprawie przydziału tych lokali
4. Przygotowywanie propozycji przydziału lokali mieszkalnych, użytkowych
i zwolnionych pomieszczeń w lokalach użytkowych
5. Przedstawianie propozycji zmiany przeznaczenia lokalu z użytkowego na mieszkalny
i z mieszkalnego na użytkowy
6. Rozstrzyganie spraw czynszowych
7. Przygotowywanie propozycji w sprawie przydziału lokali w niestanowiących własności samorządu w razie klęsk żywiołowych
8. Prowadzenie dokumentacji w sprawach egzekucji lokalowych
9. Usuwanie skutków samowoli lokalowych
10. Określenie uprawnień osób do lokali po śmierci najemcy
11. Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie prawa lokalowego.

§ 28.

W skład Referatu Planowania i Finansów wchodzą :
1/ Stanowisko d/s księgowości budżetowej – 1 etat ,
2/ Stanowisko d/s płacowych - 1 etat ,
3/ Stanowisko d/s obsługi kasowej , ewidencji i rozliczenia podatku VAT – 1 etat ,
4/ Stanowisko d/s wymiaru zobowiązań pieniężnych i opłat – 1 etat ,
5/ Stanowisko d/s pobory zobowiązań pieniężnych i opłat – 1 etat ,
Pracą Referatu kieruje Skarbnik Gminy .
Do zakresu działania Referatu Planowania i Finansów należy w szczególności :
1. przygotowanie projektu uchwały budżetowej ,
2. wnioskowanie w sprawach zmian w uchwale budżetowej ,
3. opracowywanie projektu układu wykonawczego budżetu ,
4. opracowywanie projektu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ,
5. opracowywanie plany finansowego Urzędu i jednostek ,
6. kontrola planu finansowego jednostek budżetowych pod względem zgodności
z uchwalonym budżetem oraz kierowanie ich do zatwierdzenia przez Wójta ,
7. opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetu gminy ,
8. przygotowywanie informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze oraz sprawozdania rocznego z wykonania budżetu
9. Przygotowywanie projektów Zarządzeń Wójta w sprawie zmian dochodów
i wydatków budżetu ,
10. prowadzenie spraw funduszy celowych ,
11. kontrola przestrzegania dyscypliny finansów publicznych w Urzędzie ,
12. przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawach opłat i podatków lokalnych ,
13. wymiar , ustalenia i pobór zobowiązań podatkowych o opłat lokalnych ,
14. prowadzenie spraw związanych z ulgami podatkowymi dotyczącymi zobowiązań podatkowych stanowiących dochody gminy ,
15. zabezpieczenie wykonania zobowiązań podatkowych ,
16. prowadzenie kontroli podatkowej ,
17. prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem tajemnicy skarbowej ,
18. wydawanie zaświadczeń w sprawach określonych w Ordynacji Podatkowej ,
19. pobór i zabezpieczenie wykonania należności pieniężnych gminy , do których nie stosuje się ustawy Ordynacja Podatkowa ,
20. opracowywanie zarządzeń wynikających z ustawy o rachunkowości m.in. regulaminu kontroli wewnętrznej , instrukcji inwentaryzacyjnej , instrukcji kasowej , zakładowego planu kont ,
21. prowadzenie księgowości Urzędu ,
22. sporządzanie sprawozdawczości finansowej Urzędu oraz zbiorczej gminy ,
23. współdziałanie z organizacjami finansowymi i bankami oraz współdziałanie przy opracowywaniu specyfikacji do wyboru banku prowadzącego bankową obsługę gminy,
24. prowadzenie ewidencji wartościowej (syntetycznej) składników mienia komunalnego oraz prowadzenie ewidencji mienia komunalnego ,
25. prowadzenie spraw płacowych pracowników ,
26. naliczanie i obsługa księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ,
27. prowadzenie obsługi kasowej Urzędu ,
28. organizacja i kontrola dokumentacji finansowej ,
29. wypłacanie dodatków mieszkaniowych ,
30. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową , oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi ,
31. prowadzenia spraw związanych z podatkiem VAT ,
32. sporządzanie deklaracji miesięcznych ZUS ,
33. księgowanie wpłat czynszów dzierżawy , najmu lokali , ustalanie zaległości i nadpłat ,
34. gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanych z inwentaryzacją majątkową ,
35. wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .
36. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej .

§ 29.

1. W skład Referatu Infrastruktury , Rolnictwa i Ochrony Środowiska wchodzą :
1) Kierownik Referatu ,
2) Stanowisko ds. budownictwa , gospodarki przestrzennej ,
3) Stanowisko ds. gospodarki gruntami , rolnictwa , leśnictwa i infrastruktury ,
4) Kierowca .
2. Do zakresu działania Referatu Infrastruktury Rolnictwa i Ochrony Środowiska należą:
1) W zakresie planowania przestrzennego :
a. prowadzenia spraw związanych ze sporządzaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego ,
b. przygotowanie projektów uchwał Rady o przystąpieniu do sporządzania planu zagospodarowania przestrzennego z określeniem granic obszaru objętego planem , przedmiotu i zakresu jego ustaleń ,
c. prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem przez Wójta Gminy planu zagospodarowania przestrzennego ,
d. ustalenie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu po uzyskaniu uzgodnień lub decyzji wymaganych ustawą i przepisami szczególnymi ,
e. stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadkach określonych ustawą ,
f. prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu ,
g. opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu zagospodarowania przestrzennego .
2) Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych ,
a. dokonywanie wyboru trybu udzielania zamówienia publicznego ,
b. opracowanie w uzgodnieniu z kierownictwem specyfikacji istotnych warunków zamówienia ,
c. przygotowanie treści ogłoszenia zamówienia ,
d. wydawanie zainteresowanym wykonawcom i dostawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia ,
e. organizowanie prac komisji przetargowych i czuwanie nad ich prawidłowym przebiegiem ,
f. przygotowanie projektu umowy z wykonawcą lub dostawcą wyłonionym w toku postępowania o zamówieniach publicznych .
3. W zakresie rolnictwa :
a) opracowywanie gminnych programów rozwoju rolnictwa w oparciu o kierunkowe założenia Rady Gminy ,
b) aktualizacja dokumentacji do spisów rolnych oraz prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem tych spisów ,
c) prowadzenie spraw związanych z ochroną roślin uprawnych przed chorobami , szkodnikami , chwastami ,
d) współdziałanie z samorządami rolniczymi ,
e) współdziałanie z administracją rządową w zakresie zwalczania chorób zakaźnych zwierząt ,
f) prowadzenie spraw dotyczących ochrony zwierząt ,
g) prowadzenie spraw dotyczących wykazu ras psów uznanych za agresywne oraz warunki wydawania zezwoleń na utrzymanie psa takiej rasy ,
h) wydawanie zezwoleń na uprawę maku i konopi ,
i) opracowywanie planów ochrony płodów rolnych i produktów żywnościowych oraz zwierząt gospodarskich i pasz przed skażeniem i zakażeniem ,
j) wydawanie zaświadczeń w celu uzyskania bonów paliwowych .
4. W zakresie ochrony środowiska :
a) kontrola realizacji przepisów o ochronie środowiska m.in. w zakresie gospodarki odpadami oraz gospodarki wodno – ściekowej ,
b) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań wynikających z ustawy
o utrzymaniu czystości i porządku w gminie ,
c) współpraca i współdziałanie z Państwową Inspekcją Ochrony Środowiska ,
d) opracowywanie planu dochodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska ,
e) prowadzenie spraw związanych z ochroną przyrody ,
f) utrzymanie w stałej czystości ulic , placów , chodników ,
g) potwierdzanie zużycia energii elektrycznej oświetlenia ulicznego .
5. W zakresie gospodarki gruntami :
1)Wykonywanie zadań własnych i zleconych z zakresu geodezji i kartografii , a mianowicie :
a. regulacja stanu prawnego nieruchomości pozostających we władaniu gminy , w tym komunalizacja mienia ,
b. załatwianie formalności prawnych związanych z nabywaniem nieruchomości
na potrzeby gminy bądź zbycia przez gminę nieruchomości własnych ,
c. prowadzenie postępowań w zakresie rozgraniczenia nieruchomości (zadanie zlecone) ,
d. prowadzenie spraw związanych ze scaleniem i podziałem nieruchomości ,
e. załatwianie innych spraw określonych przepisami ustawy Prawo Geodezyjne
i Kartograficzne .
2) Prowadzenie spraw związanych z wykonaniem prawa pierwokupu nieruchomości
i opiniowanie zasadności zwrotów nieruchomości .
3) Realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych .
4) Gospodarowanie nieruchomościami gminnymi zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz uchwałami organów gminy .
5)Prowadzenie rejestrów mienia gminnego sprawozdawczości GUS i innych opracowań na potrzeby organów gminy .
6)Prowadzenie całokształtu spraw związanych z nazewnictwem ulic , skwerów oraz nadawania numerów porządkowych nieruchomości na terenie gminy .

6. W zakresie leśnictwa , zadrzewień i łowiectwa :
a. przygotowywanie wniosków złożonych przez właścicieli gruntów o przyznanie dotacji z budżetu państwa na całkowite lub częściowe pokrycie kosztów zalesienia gruntów
i przekazywanie ich Wójtowi w celu wyrażenia opinii ,
b. opiniowanie łowieckich planów hodowlanych ,
c. przygotowywanie projektu opinii Wójtowi Gminy w sprawie wydzierżawienia obwodu łowieckiego ,
d. sprawy związane z mediacją w przypadku rozbieżności stanowisk przy szacowaniu szkód łowieckich dla polubownego rozstrzygnięcia sporu ,
e. wydawania zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów oraz wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew i krzewów ,
f. nadzór nad zadrzewieniami terenów gminnych .
7. W zakresie spraw wynikających z prawa wodnego :
a. wykonywanie zadań z zakresu przepisów ustawy Prawo wodne , określających zadania i kompetencje gminy,
b. prowadzenie spraw przeciwpowodziowych w gminie, a w szczególności dokumentacji Gminnego Komitetu Przeciwpowodziowego, organizowania i prowadzenia wspólnie z innymi komórkami wewnętrznymi Urzędu ratownictwa powodziowego a następnie szacunku start i przekazania zebranej dokumentacji w tym przedmiocie zainteresowanym jednostkom.
8. W zakresie drogownictwa:
a) nadzór nad budową , remontami i modernizacją dróg gminnych i lokalnych ,
b) orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej lub lokalnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia ,
c) przygotowywanie projektów zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego i na lokalizację
w pasie drogowym dróg gminnych i lokalnych obiektów nie związanych z gospodarką drogową,
d) organizowanie zimowego utrzymania dróg gminnych i lokalnych ,
e) nadzór nad pracownikami odbywającymi karę wykonywania nieodpłatnej dozorowanej pracy na cele społeczne .
9. Opracowywanie sprawozdań dla potrzeb organów gminy i instytucji z zewnątrz .
10. Prowadzenie całości spraw związanych z przygotowywaniem inwestycji do realizacji , a w szczególności :
a. przygotowanie planów zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację ,
b. zlecenie opracowania dokumentacji projektowej wraz z niezbędnymi uzgodnieniami .
11. Wykonywanie spraw należących do właściwości Starosty – powierzonych do prowadzenia gminie w zakresie wykonania ustawy Prawo Budowlane (tekst jednolity Dz.U.Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami).
12. Przygotowanie dokumentacji do przetargów publicznych na realizację inwestycji
i remontów infrastruktury gminnej .
13. Zaopatrzenie materiałowe do realizacji remontów prowadzonych przez gminę .
14. Ponoszenie materialnej odpowiedzialności za materiały zakupione na realizację gminnych remontów .
15. Wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .
16. Naliczanie opłat z tytułu podłączeń do wodociągu gminnego .
17. Zatwierdzenie projektów podziału nieruchomości i prowadzenie rejestru wydanych decyzji w tym zakresie .

§ 30.

1. W skład Referatu Spraw Obywatelskich wchodzą :
1/ Kierownik Referatu , który jest zastępcą Kierownika USC ,
2/ stanowisko ds. Ewidencji ludności .
2. Do zakresu działania Referatu Spraw Obywatelskich należy :
1/ W zakresie spraw społecznych :
a. prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami , zebraniami publicznymi
i bezpieczeństwem imprez masowych ,
b. prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem zbiórki publicznych , udzielanie
i cofanie pozwoleń oraz kontrola dokumentacji związanej z prowadzeniem zbiórek publicznych .
2/ W zakresie ewidencji ludności :
a. prowadzenie ewidencji ludności,
b. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania,
c. prowadzenie rejestru wyborców i sporządzenie spisów wyborców,
d. realizacja zadań wynikających ze spełnienia wojskowego obowiązku meldunkowego,
e. współpraca z Wojewódzkim Ośrodkiem Informatyki – Terenowy Bank Danych
w zakresie obsługi programu ewidencji ludności.
3/ W zakresie powszechnego obowiązku obrony :
a) prowadzenie rejestru przedpoborowych,
b) wzywanie i egzekwowanie stawiennictwa poborowych przed Komisją lekarską
i Komisją poborową,
c) współudział w przeprowadzaniu poboru,
d) przygotowanie decyzji o uznaniu żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny oraz przygotowywanie decyzji dotyczącej zwolnienia żołnierza z zasadniczej służby wojskowej przed jej odbyciem,
e) współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie usuwania niewypałów.
4/ Prowadzenie spraw związanych z repatriacją ludności.
5/ Wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W”.
6/ Prowadzenie archiwum Urzędu.
7/ Prowadzenie spraw odznaczeń.
8/ Prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych .
9/ Opieka nad cmentarzami i grobami wojennymi , zgodnie z zawartym porozumieniem w tym zakresie z Wojewodą Świętokrzyskim oraz opieka nad pozostałymi miejscami pamięci narodowej na terenie gminy .
10/ Załatwianie spraw wynikających z przepisów o cmentarzach i chowaniu zmarłych.

§ 31.

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności :
1. wykonywanie spraw z zakresu kierownika Urzędu Stanu Cywilnego oraz zadań wynikających z przepisów prawnych o aktach stanu cywilnego ,
2. sporządzanie aktów urodzeń , małżeństw i zgonów oraz wydawanie z nich odpisów ,
3. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa konkordatowego,
4. zawieranie małżeństw cywilnych ,
5. sporządzanie aktów małżeństwa na podstawie zaświadczenia przekazanego przez proboszczów parafii ,
6. wymiana dokumentów pomiędzy innymi urzędami stanu cywilnego dotyczących aktów małżeństw,
7. wydawanie decyzji w sprawach :
- sprostowania oczywistych błędów pisarskich w aktach stanu cywilnego ,
- zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego bez miesięcznego okresu wyczekiwania ,
8. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą ,
9. przyjmowanie oświadczeń w sprawach uznania dziecka , jak również nadania dziecku pochodzącemu spoza małżeństwa nazwiska męża matki ,
10. występowanie z wnioskiem do sądów o unieważnienie istniejących , błędnie sporządzonych aktów stanu cywilnego ,
11. należyte prowadzenie ksiąg , rejestrów i aktów zbiorczych , właściwe ich przechowywanie , zabezpieczenie przed uszkodzeniem , zniszczeniem , kradzieżą oraz dostępem osób trzecich ,
12. dokonywanie przypiskowi wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego napływających z innych USC , jak również z Sądu ,
13. prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego ,
14. występowanie z wnioskiem do Prezydenta RP o nadanie medali “za długoletnie pożycie małżeńskie” oraz przygotowanie uroczystości związanych z ich wręczaniem ,
15. przyjmowanie oświadczeń o :
- wstąpieniu w związek małżeński i wyborze nazwiska , jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa ,
- wstąpienie w związek małżeński w wypadku grożącego niebezpieczeństwa ,
- powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa ,
- stwierdzeniu legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w prawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa ,
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki ,
16. wywieszanie w lokalu USC ogłoszeń o ustanowieniu kuratora dla strony , której miejsce pobytu nie jest znane , powiadamianie sądów o zdarzeniach uzasadniających wszczęcie postępowania z urzędu ,
17. ustanawianie pełnomocnika w sprawach o przysposobienie ,
18. składanie na wezwanie sądów urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych ,
19. współpraca z sądami opiekuńczymi ,
20. wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość oraz prowadzenie archiwum akt osobowych dowodów osobistych
21. wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .

§ 32.

1. W skład Referatu Kultury i Sportu wchodzą :
1) Kierownik Referatu ,
2) Biblioteka Publiczno-Szkolna w Kluczewsku ,
3) Biblioteka Publiczno-Szkolna w Dobromierzu .
2. Do zakresu działania Referatu Kultury i Sportu należy :
1) W zakresie obrony cywilnej i spraw obronnych :
a. planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej ,
b. przygotowywanie i kierowanie jednostkami organizacyjnymi obrony cywilnej ,
c. przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania
i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ,
d. organizowanie i prowadzenie szkolenia jednostek organizacyjnych obrony cywilnej ,
a także szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony ,
e. opracowywanie planów obrony cywilnej gminy ,
f. kierowanie i przygotowywanie ewidencji ludności oraz koordynowanie tych działań ,
g. kierowanie i koordynowanie akcjami ratunkowymi ,
h. ustalanie zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom , podmiotom gospodarczym
i innym jednostkom organizacyjnym,
i. dokonywanie oceny stanu przygotowań obrony cywilnej,
j. planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej i spraw obronnych oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
k. planowanie i realizacja zaopatrywania w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej,
l. opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych świadczeń rzeczowych,
m. opracowywanie planu świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny,
n. nakładanie świadczeń na rzecz obrony osobistych i rzeczowych ,
o. prowadzenie rejestru wykonanych świadczeń ,
p. zorganizowanie doręczania i doręczania kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny
2. W zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego :
a. inicjowanie działań na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz współpraca w tym zakresie z organami ścigania i sprawiedliwości ,
b. realizacja zadań w zakresie ochrony przeciwpożarowej w gminie i Urzędzie Gminy
a w szczególności :
- nadzór i kontrola nad działalnością merytoryczną i gospodarczą jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych ,
- koordynacja realizacji zadań przez jednostki OSP ,
- zatrudnianie gminnego komendanta OSP ,
- współdziałanie z komendantem Powiatowej Straży Pożarnej w zakresie działań dotyczących usuwania bezpośredniego zagrożenia pożarowego przekraczającego możliwości gminnych jednostek OSP ,
- prowadzenie spraw przeciwpożarowych w Urzędzie Gminy ,
3. W zakresie spraw społecznych
a. prowadzenie nadzoru i kontroli nad działalnością placówek kultury i kultury fizycznej,
b. koordynowanie rozwoju bazy obiektów i urządzeń sportowych oraz turystycznych ,
c. opracowanie projektów planów rozwoju upowszechniania kultury ,
d. współpraca z klubem sportowym i organizacjami sportowymi ,
e. nadzór i koordynacja imprez sportowych ,
f. prowadzenia rozliczeń i wewnętrznej ewidencji środków finansowych przeznaczonych klubowi sportowemu ,
g. inicjowanie życia kulturalnego na terenie gminy .
4. Wykonywanie zadań obronnych określonych w regulaminie organizacyjnym na czas “W” .
5. Obsługa Stowarzyszeń działających na terenie gminy .

§ 33.

Do zadań bibliotekarzy należy :
1. Prowadzenie ewidencji i opracowywanie zbiorów .
2. Zabezpieczenie i konserwowanie księgozbioru .
3. Prowadzenie katalogów bibliotecznych.
4. Udostępnienie zbiorów czytelnikom na miejscu oraz wypożyczanie do domu .
5. Uzupełnianie zbiorów wg zapotrzebowania środowiska .
6. Rejestrowanie wypożyczeń .
7. Udzielanie porad i wyjaśnień w oparciu o posiadane zbiory .
8. Sporządzanie sprawozdań z działalności biblioteki .

§ 34.

Do zakresu działania stanowiska ds. oświaty i działalności gospodarczej należy
w szczególności :
1. W zakresie oświaty i wychowania .
a/ udzielanie pomocy Dyrektorom szkół w prowadzeniu obsługi administracyjnej ,
b/ udzielanie pomocy technicznej w zakresie współdziałania szkół z komitetami rodzicielskimi , sołtysami i radami sołeckimi ,
c/ zaopatrywanie szkół w druki , formularze i środki czystości ,
d/ prowadzenie we współdziałaniu z Dyrektorami szkół postępowania egzekucyjnego w stosunku do dzieci i młodzieży niespełniającej obowiązku szkolnego ,
e/ prowadzenie sprawozdawczości w zakresie spraw organizacyjnych w szkołach.
2. W zakresie księgowości :
a) przygotowywanie projektów budżetu szkół ,
b) opracowanie projektu układu wykonawczego budżetu szkół ,
c) opracowywanie planów finansowych szkół ,
d) wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie szkoły ,
e) kontrola realizacji planu finansowego szkoły ,
f) przygotowywanie informacji o przebiegu wykonanie budżetu szkoły ,
g) kontrola przestrzegania dyscypliny finansów publicznych w szkołach ,
h) wydawanie zaświadczeń ,
i) prowadzenie księgowości szkół ,
j) sporządzanie sprawozdawczości finansowej szkół ,
k) prowadzenie ewidencji wartościowej(syntetycznej) składnikom mienia komunalnego znajdującego się w szkołach ,
l) naliczanie i obsługa księgowa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych szkół ,
m) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi .
3. W zakresie strategicznego rozwoju i działalności gospodarczej :
a. koordynacja zadań ujętych w planach strategicznego rozwoju gminy ,
b. promowanie walorów gospodarczo – społecznych gminy ,
c. prezentowanie potencjalnym inwestorom formalno – prawnych możliwości prowadzenia działalności gospodarczej na terenie gminy , zapewniając jej rozwój
i tworzenie nowych miejsc pracy ,
d. bieżące analizowanie wszelkiego rodzaj publikatorów i informacji o kryterium możliwości pozyskania środków przedakcesyjnych w kraju i za granicą ,
e. prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej ,
f. prowadzenie spraw dotyczących wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz związanych z ustaleniem opłat za te zezwolenia ,
g. przygotowanie projektów uchwał dotyczących zasad obrotu napojami alkoholowymi , usytuowania miejsc i warunków sprzedaży tych napojów , kontrola placówek gastronomicznych i handlowych w zakresie przestrzegania zasad obrotu napojami alkoholowymi ,
h. prowadzenie spraw związanych z działalnością Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych ,
i. opracowywanie projektów programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych , koordynacja zadań przyjętych w tych programach ,
j. opracowywanie projektów uchwał o opłacie targowej .

§ 35.

Do zadań radcy prawnego należy :
1. Udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa .
2. Udzielanie informacji o :
a/ zmianach w obowiązujących przepisach dotyczących zadań i kompetencji gminy ,
b/ uchybienia formalnych i proceduralnych w działaniach organów gminy i Urzędu oraz skutkach
prawnych tych uchybień .
3. Wydawanie opinii prawnych w sprawach projektów uchwał Rady , projektów zarządzeń Wójta , a nadto :
a/ w sprawach skomplikowanych ,
b/ zawierania umów rodzących skutki finansowe ,
c/ w sprawach rozwiązywania z pracownikami stosunku pracy ,
d/ w sprawach umarzania wierzytelności ,
e/ pełnienie zastępstwa sądowego organu wykonawczego gminy w procesach sądowych ,
f/ administracyjnych i innych , przed organami wymiaru sprawiedliwości .

§ 36.

Do zadań pełnomocnika ochrony należy :
1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych , w tym ich ochrony fizycznej .
2. Zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych , w których
są wytwarzane , przetwarzane , przechowywane lub przekazywane informacje niejawne .
3. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji .
4. Okresowa kontrola ewidencji , materiałów i obiegu dokumentów .
5. Opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej
i nadzorowanie jego realizacji .
6. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych .
7. Współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa i bieżące informowanie Wójta Gminy o przebiegu tej współpracy .
8. Opracowywanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego .
9. Podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności naruszania przepisów o ochronie informacji niejawnych .

§ 37.

Wójt Gminy może powierzyć referatom lub samodzielnym stanowiskom pracy zadania wymagające załatwienia nie wymienione w ich zakresach działania .

R O Z D Z I A Ł VI

Zasady opracowywania i realizacji aktów prawnych .

§ 38.

1. Projektami aktów prawnych kierowanych do rozpatrzenia przez Radę są projekty uchwał .
2. Projektami aktów prawnych Wójta w rozumieniu regulaminu są : zarządzenia wewnętrzne , decyzje , postanowienia , pisma okólne .

§ 39.

1. Projekt aktu prawnego opracowuje kierownik referatu , samodzielny pracownik oraz kierownik jednostki organizacyjnej przy współpracy z radcą prawnym .
2. Każdy projekt aktu prawnego winien zawierać :
a. tytuł ,
b. podstawę prawną ,
c. sentencję ,
d. klauzulę wykonalności .
3. Do projektu aktu prawnego należy dołączyć uzasadnienie wyjaśniające m.in. celowość i potrzebę wydania danego aktu , jego podstawę prawną , skutki dla budżetu .
4. Projekt aktu prawnego winien być zaopiniowany przez :
a/ skarbnika , kierowników referatów lub samodzielnych pracowników oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych ,
b/ radcę prawnego .
5. Zaopiniowany w powyższy sposób projekt uchwały Rady przedkłada się do akceptacji Wójta , po czym kieruje się pod obrady właściwych komisji Rady , celem uzyskania opinii . W przypadkach negatywnych opinii komisji Rady , projekt ten ponownie jest rozpatrywany przez Wójta Gminy .

§ 40.

1. Uchwałę , po uchwaleniu przez Radę i podpisaniu przez Przewodniczącego Rady , wpisuje się do rejestru uchwał , który prowadzi pracownik na samodzielnym stanowisku ds. organizacyjno – administracyjnym , obsługi organów gminy .
2. Akty prawne Wójta w postaci zarządzeń wewnętrznych i pism okólnych , po podpisaniu podlegają rejestracji w poszczególnych referatach , u pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy oraz właściwych gminnych jednostkach organizacyjnych .

§ 41.

Postanowienia dotyczące trybu podejmowania uchwały przez Radę zawiera statut Gminy .



R O Z D Z I A Ł VII

Zasady podpisywania pism i obiegu korespondencji w Urzędzie

§ 42.

Do podpisu Wójta zastrzeżone są następujące pisma :
1. do organów administracji rządowej , samorządowej i odwoławczych ,
2. do organów z kontaktami zagranicznymi ,
3. do organów sprawiedliwości ,
4. odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli ,
5. zarządzenia i okólniki ,
6. odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,
7. pisma , mające ze względu na swój cel charakter specjalne znaczenie , a dotyczące
w szczególności :
a. przyjmowania , zwalniania , awansowania , nagradzania i karania pracowników Urzędu oraz kierownik jednostek organizacyjnych ,
b. wnioski o nadanie odznaczeń państwowych ,
c. podział funduszu płac ,
d. udzielanie urlopów bezpłatnych .
8. akty związane z obronnością ,
9. inne , indywidualne zastrzeżone .

§ 43.

W okresie nieobecności Wójta dokumenty określone w § 39 podpisuje zastępca Wójta .

§ 44.

Wójt wydaje decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej .

§ 45.

Wójt może upoważnić innych pracowników Urzędu do wykonywania w jego imieniu decyzji, o których mowa w § 34. Upoważnienia udzielane są imiennie w formie pisemnej .

§ 46.

Sekretarz i Skarbnik upoważnieni są do podpisywania :
1. decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnień imiennie przez Wójta ,
2. pism w innych sprawach zleconych przez Wójta ,
3. pism związanych z bieżącą działalnością referatu kierowanego przez Skarbnika Gminy ,
4. pism związanych z bieżącą działalnością Urzędu – Sekretarz Gminy ,

§ 47.

W Urzędzie w sprawach prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną .

§ 48.

1. Korespondencja wpływająca do Urzędu rejestrowana jest w dzienniku wpływu .
2. W dzienniku wpływu odnotowuje się : datę wpływu , znak pisma , nazwisko i imię nadawcy oraz określenie sprawy .
3. Sekretarz po zapoznaniu się z korespondencją kieruje ją do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu oraz pracowników .
4. Korespondencja , która jest imiennie kierowana do Wójta , po jego dyspozycji jest kierowana do właściwych komórek organizacyjnych oraz pracowników.
5. Korespondencja wysyłana związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listami poleconymi .
6. Referaty i samodzielne stanowiska pracy wysyłają korespondencję zwykłą
za pośrednictwem kancelarii Urzędu .
7. Każde pismo wychodzące na zewnątrz Urzędu będące korespondencją winno być redagowane w taki sposób , aby bez trudu można zrozumieć jego treść .

§ 49.

1. Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki “Akta Sprawy...” . Jeżeli z okoliczności wynika , że sprawa wymaga wyłącznie udzielenia odpowiedzi bez szukania i kompletowania dokumentów , pismo wraz
z odpowiedzią wpina się do teczki korespondencji wg jednolitego rzeczowego wykazu akt. Teczka korespondencji zawiera zawsze pismo i odpowiedź , ewentualnie adnotacje bez odpowiedzi .
2. Każdy referat , sprawy poza wymogami , o których mowa w ust. 1 , przechowuje akta sprawy w teczkach :
a. sprawy do załatwienia ,
b. sprawy ostatecznie załatwione odpowiadające symbolowi i haśle wg “jednolitego rzeczowego wykazu akt dla organów gmin i związków międzygminnych” .Ponadto każdy pracownik obowiązany jest prowadzić terminarz spraw . Terminarz może stanowić kalendarz zawierający miejsce do notatek , w którym umieszcza się numer sprawy do załatwienia w danym dniu . W terminarzu zapisuje się sprawy wymagające sprawdzenia .

§ 50.

W korespondencji obowiązują oznaczenia podane w schemacie struktury organizacyjnej (§ 7 regulaminu) . Pisma i akty normatywne opatruje się pieczątkami wg wzorów podanych
w instrukcji kancelaryjnej .

R O Z D Z I A Ł VIII

Organizacja działalności kontrolnej .

§ 51.

W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna obejmująca realizację zadań przez Referat Finansowy Urzędu oraz samodzielne stanowiska pracy oraz kontrola zewnętrzna obejmująca realizację zadań przez jednostki organizacyjne gminy .

§ 52.

Kontrola ma na celu w szczególności :
1. badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa ,
2. wykrywanie nieprawidłowości , niegospodarności w wykonywaniu zadań ,
3. ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych ,
4. wskazanie sposobów i środków umożliwiających usuwanie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień .

§ 53.

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują : Wójt , Zastępca Wójta , Sekretarz Gminy , Skarbnik Gminy , kierownicy jednostek organizacyjnych w stosunku do podległych pracowników .

§ 54.

Kontrolę zewnętrzną wykonują :
1. Sekretarz Gminy ,
2. Skarbnik Gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonywaniu budżetu
i planu finansowego dla zadań zleconych gminie oraz prowadzenia działalności przez jednostki organizacyjne podporządkowane gminie .
3. Pracownicy Urzędu na podstawie upoważnienia Wójta oraz jeśli zadania kontrolne zostały określone w ich zakresach czynności .

R O Z D Z I A Ł IX

Postanowienia końcowe

§ 55.

Zmiany Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Kluczewsko są dokonywane w formie Zarządzeń podejmowanych przez Wójta Gminy Kluczewsko .

§ 56.

W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy powszechnie obowiązujące .



 

Opublikowane przez: administrator administrator | Data wprowadzenia: 2012-11-15 13:09:37.
Zarządzenie Wójta Gminy i Regulamin
Organizacyjny Urzędu Gminy w Kluczewsku

Z-37-2013.pdf

Zał. do Zarządzenia Nr 37 schemat organizacyjny urzędu.pdf

 

Opublikowane przez: administrator administrator | Data wprowadzenia: 2014-08-28 08:42:26 | Data modyfikacji: 2017-01-25 12:02:11.
Zarządzenie Wójta Gminy i Regulamin

Z-26-2014.pdf

załącznik do Zarządzenia Nr -26-2014.pdf

 

Opublikowane przez: administrator administrator | Data wprowadzenia: 2014-08-28 08:44:19 | Data modyfikacji: 2014-08-28 08:46:14.
Zarządzenie Nr 59/2015 Wójta Gminy Kluczewsko

w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Kluczewsku

Z-59-2015.pdf

 

Opublikowane przez: administrator administrator | Data wprowadzenia: 2016-02-29 10:30:23 | Data modyfikacji: 2016-02-29 10:31:07.
Zarządzenie Nr 44/2016 Wójta Gminy Kluczewsko

w sprawie zmian w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w Kluczewsku

Z-44-2016..pdf

 

Opublikowane przez: administrator administrator | Data wprowadzenia: 2016-11-30 12:33:45 | Data modyfikacji: 2016-12-01 11:37:36.
Data wprowadzenia: 2016-11-30 12:33:45
Data modyfikacji: 2016-12-01 11:37:36
Opublikowane przez: administrator administrator